Verwaltungen entlasten, wenn Personal fehlt.

Personalengpässe im Arbeitsalltag abfedern

Wenn Stellen unbesetzt bleiben oder Mitarbeitende ausscheiden, verteilt sich die Arbeit auf weniger Schultern. Wiederkehrende Routine bindet dabei Zeit, die für offene Vorgänge, Beratung und fachliche Entscheidungen fehlt. Wir prüfen gemeinsam, welche Arbeitsschritte sich automatisieren lassen, um das Team gezielt zu entlasten.

Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben automatisieren

Ein geeigneter Einstieg sind häufige Abläufe mit klaren Regeln. Je nach Fachverfahren und Datenlage können beispielsweise diese Schritte unterstützt werden:

• Bürgeranfragen nach Anliegen zuordnen und an die zuständige Stelle weiterleiten
• Angaben aus eingehenden Dokumenten auslesen und zur Prüfung bereitstellen
• Daten zwischen Fachverfahren und Dokumentenmanagement übertragen
• Fristen überwachen und zuständige Mitarbeitende an offene Vorgänge erinnern

Fachwissen sichern und Verantwortung erhalten

Wir dokumentieren Abläufe, Regeln und Zuständigkeiten gemeinsam mit den Beschäftigten. So bleibt Prozesswissen auch bei Personalwechseln nachvollziehbar. Fachliche Entscheidungen und Freigaben bleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden; unklare Fälle werden gezielt zur Prüfung übergeben.

Mit einem überschaubaren Prozess beginnen

Im Audit betrachten wir Vorgangsvolumen, Bearbeitungszeit, Rückstände und technische Voraussetzungen. Daraus wählen wir einen klar begrenzten Prozess für die erste Umsetzung. Gemeinsam mit Fachbereich und IT prüfen wir, ob die Automatisierung im Alltag funktioniert und die erwartete Entlastung erreicht.

Datenschutz und Sicherheit

Datenflüsse, Zugriffsrechte und technische Schutzmaßnahmen stimmen wir vor einer Umsetzung mit dem Auftraggeber ab. Die konkrete Architektur und Vertragsgrundlagen werden projektspezifisch vereinbart.

Haushaltsplanbarer Betrieb

Für den laufenden Betrieb vereinbaren wir Leistungsumfang und Vergütung passend zur jeweiligen Lösung. Die konkreten Konditionen stehen im individuellen Angebot.

Beschaffung realistisch vorbereiten

Audit und Quick Win werden trennscharf beschrieben und mit einer belastbaren Kostenschätzung versehen. Je nach Auftragswert und anwendbarem Bundes-, Landes- und Haushaltsrecht können Direktauftrag oder Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb in Betracht kommen. Die Verfahrenswahl trifft der Auftraggeber; Leistungen werden nicht künstlich geteilt, um Wertgrenzen zu umgehen.

EVB-IT und Vertragsklarheit

Wir sind bereit, geeignete EVB-IT-Vertragsmuster zu verwenden. Leistungsgegenstand, Mitwirkungen, Abnahme, Dokumentation, Rechte, Betrieb und Exit werden vor der Beauftragung festgelegt.

Vorbefassung aktiv beherrschen

Ein vorheriges Audit führt nicht automatisch zum Ausschluss bei einer späteren Vergabe. Wir dokumentieren Ergebnisse und Leistungsbeschreibung so, dass relevante Informationen offengelegt, Wissensvorsprünge ausgeglichen und angemessene Fristen vorgesehen werden können. Die Vergabestelle entscheidet über die konkreten Maßnahmen nach § 7 VgV.